Urenregistratie wordt vaak gezien als een administratieve verplichting. Medewerkers registreren hun tijd, de administratie controleert de gegevens en de uren worden verwerkt. Zo wordt helaas maar een deel van de waarde benut.

Als urenregistratie wordt verbonden met projecten, roosters en personeelsinformatie, ontstaat actuele stuurinformatie. Voor een betrouwbare inrichting is het belangrijk om onderscheid te maken tussen JobTime, ShopTime en te verlonen uren.

JobTime: uren besteed aan projecten

JobTime bestaat uit de uren die medewerkers registreren op projecten, orders, onderdelen of activiteiten. Dat kan op het niveau van een processtap, zoals Engineering of Productie, maar ook op onderliggende activiteiten zoals rekenen en tekenen of zagen, samenstellen en lassen.

Deze projecturen laten zien waar de beschikbare capaciteit daadwerkelijk aan is besteed. Ze vormen de basis voor de nacalculatie en het vergelijken van begrote en gerealiseerde uren. Als de registratie actueel is, kan bovendien al tijdens het project worden vastgesteld waar het urenbudget onder druk komt te staan.

Door de bestede uren te verbinden met de voortgang en het resterende werk, wordt urenregistratie onderdeel van de projectsturing. De informatie is daarmee ook van belang voor een betrouwbare bepaling van het onderhanden werk.

ShopTime: aanwezigheid en beschikbaarheid

ShopTime registreert wanneer en hoelang een medewerker aanwezig is. Het gaat om het begin en einde van de werkdag en, afhankelijk van de gekozen werkwijze, om pauzes en andere onderbrekingen.

Deze informatie ondersteunt de personeelsadministratie en maakt de werkelijke bezetting zichtbaar. Dat is relevant voor de veiligheid, maar ook voor de planning. De beschikbare capaciteit wordt natuurlijk niet alleen bepaald door het aantal medewerkers, maar ook door roosters, verlof, ziekte en andere afwezigheid.

ShopTime beperkt zich niet tot medewerkers in de productie. Ook aanwezigheid op kantoor, in het magazijn, op montage of op een andere werklocatie kan worden vastgelegd.

Te verlonen uren: verwerken vanuit het rooster

Aanwezigheidsuren kunnen niet zonder verdere beoordeling naar het salarispakket worden doorgestuurd. Het salarispakket kent het contract en het reguliere rooster doorgaans al. Voor de salarisverwerking zijn daarom vooral de afwijkingen van belang.

De geregistreerde uren worden binnen Liemar vergeleken met het rooster en de geldende afspraken. Zo worden onder andere overuren, minderuren, ziekte, verlof, tijd voor tijd en toeslagen aan de juiste uursoorten en codes toegewezen. Daarbij kunnen ook de afspraken uit de cao voor kleinmetaal of grootmetaal worden toegepast.

Binnen Human Resource Management in Liemar komen roosters, verlof, ziekte, overuren en urenregistratie samen. De relevante mutaties kunnen vervolgens worden voorbereid voor verwerking in het salarispakket.

Eén registratieproces, meerdere toepassingen

JobTime, ShopTime en te verlonen uren hebben ieder een ander doel. Dat betekent niet dat medewerkers dezelfde tijd meerdere keren moeten vastleggen. Door de registraties binnen één proces te verbinden, kunnen dezelfde gegevens worden gebruikt voor projectbewaking, capaciteitsplanning, personeelsadministratie en salarisverwerking.

Voor het vastleggen van projecturen bestaan in de basis twee werkwijzen. Medewerkers kunnen hun uren achteraf ingeven, vergelijkbaar met het traditionele urenbriefje, of activiteiten direct registreren door ze te starten en te stoppen. Of dat gebeurt via een scanner, app, tablet of rechtstreeks in Liemar is alleen een technische keuze. In het artikel Tijdregistratie: scannen, ingeven of allebei? gaan we verder in op de afweging tussen beide werkwijzen.