Bij Onderhanden Werk (OHW) denk je als ondernemer of projectleider in de staalbouw misschien vooral aan de accountant of de jaarrekening. Aan fiscale regels, balansposten en de vraag hoe een lopend project financieel moet worden verwerkt. Logisch. Maar dat doet OHW eigenlijk tekort.

Want Onderhanden Werk is veel meer dan een administratieve verplichting. Sterker nog: de manier waarop je je OHW bepaalt, zegt vaak verrassend veel over de mate waarin je grip hebt op je projecten.

De blinde vlek van facturatie
Bij langlopende projecten ontstaat al snel een vertekend beeld als je alleen naar de facturatie kijkt. Een project kan voor 70% zijn gefactureerd, terwijl de grootste kosten nog moeten worden gemaakt. Andersom kan ook: een project is grotendeels uitgevoerd, maar een aanzienlijk deel van de omzet moet nog worden gefactureerd.

Facturatie is belangrijk voor je cashflow, maar vertelt je weinig over het werkelijke projectresultaat. Daar gaat het dus regelmatig mis: je stuurt op wat zichtbaar is in de financiële administratie, terwijl de werkelijkheid zich op de werkvloer afspeelt.

POC: voortgang bepaalt het resultaat
Voor bouw- en andere projectmatige bedrijven geldt fiscaal het zogenoemde Percentage of Completion-principe (POC). Dat betekent dat omzet en winst niet pas worden verantwoord wanneer een project volledig is afgerond, maar geleidelijk, naarmate het project vordert. Je hebt dus concrete en actuele antwoorden nodig op vragen als:

• Hoe ver is het project daadwerkelijk gevorderd?
• Welke kosten zijn inmiddels gemaakt?
• Welke kosten moeten nog worden gemaakt?
• Wat is de actuele verwachting van het eindresultaat?

Het lijken financiële vragen, maar het zijn operationele vragen. De antwoorden vind je in de combinatie van calculatie, werkvoorbereiding, inkoop, productie, planning en projectbeheersing.

OHW begint niet bij financiën
Om Onderhanden Werk goed te bepalen, moet je beschikken over betrouwbare projectinformatie. Dat betekent onder andere:

• een actuele projectbegroting;
• inzicht in gerealiseerde uren en kosten;
• een realistische inschatting van de resterende werkzaamheden;
• betrouwbare informatie over de daadwerkelijke voortgang.

Als die informatie ontbreekt of verspreid is over verschillende systemen en afdelingen, wordt het bepalen van OHW al snel een ingewikkelde rekensom achteraf. De uitkomst is dan misschien fiscaal juist, maar zegt weinig over de vraag hoe je project er werkelijk voor staat.

Het echte belang van Onderhanden Werk
De grootste waarde van OHW zit niet in de fiscale verwerking, maar in het inzicht dat het oplevert. Een betrouwbare OHW-berekening dwingt je namelijk om continu na te denken over de actuele status van je projecten, waardoor je aandacht van achteraf verklaren naar tijdig bijsturen verschuift:

• de gemaakte kosten;
• de verwachte eindkosten;
• de resterende capaciteit;
• de ontwikkeling van de projectmarge;
• mogelijke risico’s;
• de financiële impact van wijzigingen tijdens het project.

Een graadmeter voor de kwaliteit van projectbeheersing
In de praktijk blijkt dat organisaties die moeite hebben met het bepalen van Onderhanden Werk, vaak ook moeite hebben met het voorspellen van hun projectresultaten. Dat is niet vreemd. Als je de voortgang van een project niet objectief kan vaststellen, is het ook lastig om betrouwbare prognoses te maken.

OHW is dus eigenlijk een graadmeter voor de kwaliteit van je totale projectbeheersing. Hoe beter de informatievoorziening rondom projecten is georganiseerd, hoe betrouwbaarder de prognoses worden. En hoe eerder afwijkingen zichtbaar worden en je de kans hebt om bij te sturen.

Van administreren naar sturen
Bij Liemar benaderen we Onderhanden Werk daarom niet als een verplichte boekhoudkundige berekening, maar als een stuurinstrument voor de dagelijkse praktijk. De manier waarop je OHW bepaalt is niet het doel, maar het gevolg van de manier waarop je projecten organiseert en beheerst.

Daarom vormen onze welbekende vijf statistieken het uitgangspunt van onze werkwijze: algemene kosten, kostendekking, projectresultaten, project- en productieplanning en liquiditeitsplanning. Samen geven ze een actueel en betrouwbaar beeld van de voortgang van projecten en de informatie waarop je daadwerkelijk kunt sturen.

Zo veel bedrijven, zo veel processen en zo veel automatiseringsniveaus. Daarom zijn er ook verschillende manieren om Onderhanden Werk te bepalen. Maar welke methode je kiest, is uiteindelijk minder belangrijk dan dát je kiest. Veel belangrijker is dat je vastlegt hoe jouw organisatie Onderhanden Werk waardeert en daar consequent naar werkt. Dan ontstaat een betrouwbaar inzicht in de voortgang van projecten en kun je tijdig bijsturen naar een goed eindresultaat.

Hoe gaat jouw organisatie om met Onderhanden Werk?
De ellende van onderhanden werk wordt vaak gezien als een klusje van de financiële afdeling, maar het raakt dus alle facetten van je bedrijfsvoering. En als staalbouwer heb je nou eenmaal Onderhanden Werk, daar verander je niets aan. Maar wellicht is er in jouw organisatie nog ruimte voor verbetering in de manier waarop je er mee omgaat. We denken graag met je mee!