Een medewerker kan uren na afloop ingeven of bij de start van een activiteit direct registreren waarmee hij aan de slag gaat. Beide werkwijzen kunnen betrouwbare informatie opleveren. Welke methode het beste past, hangt af van het doel van de registratie, het werkproces en de gewenste actualiteit.

De keuze voor een scanner, app, tablet of vaste computer komt pas daarna. Dat zijn middelen waarmee de registratie wordt uitgevoerd. Eerst moet duidelijk zijn welke tijd wordt vastgelegd en hoe actueel de informatie moet zijn.

In het artikel Elektronische urenregistratie: inzicht in aanwezigheid, projecten en verloning leggen we het verschil uit tussen JobTime, ShopTime en te verlonen uren. Dit artikel gaat over de manier waarop die tijd in de praktijk kan worden vastgelegd.

Uren achteraf ingeven

Bij uren ingeven legt een medewerker of voorman de gewerkte tijd achteraf vast. Projecturen worden daarbij verdeeld over projecten en activiteiten. Het is de digitale variant van het traditionele urenbriefje.

Deze werkwijze past goed wanneer medewerkers gedurende de dag langere tijd aan dezelfde werkzaamheden werken. Ook voor projectleiders, werkvoorbereiders en andere medewerkers die hun tijd goed achteraf kunnen verdelen, kan uren ingeven praktisch zijn.

De registratielast tijdens het werk blijft beperkt. Daar staat tegenover dat de informatie later beschikbaar komt en medewerkers achteraf moeten reconstrueren waaraan zij hun tijd hebben besteed. Naarmate iemand vaker tussen projecten en activiteiten wisselt, wordt dat moeilijker en neemt de kans op onnauwkeurigheden toe.

Activiteiten scannen

Bij scannen registreert een medewerker steeds de activiteit waarmee hij begint. Wanneer die activiteit bij een project hoort, wordt ook het project vastgelegd. Zo worden projectgebonden uren direct geregistreerd, terwijl ook indirecte activiteiten afzonderlijk zichtbaar blijven.

De vorige registratie stopt automatisch zodra een nieuwe activiteit wordt gescand. Pauzes en andere vaste onderbrekingen worden volgens het rooster verwerkt en hoeven niet apart gescand te worden. Zo zijn de bestede uren direct beschikbaar voor projectbewaking, planning en productie.

Deze werkwijze is vooral geschikt wanneer medewerkers regelmatig tussen projecten of werkzaamheden wisselen. De uren hoeven dan niet aan het einde van de dag opnieuw te worden verdeeld.

Binnen de digitale werkplaats is urenregistratie onderdeel van een bredere informatiestroom. Medewerkers kunnen er ook actuele tekeningen raadplegen, voortgang ingeven en afwijkingen melden. Met Shopfloor Control wordt zo niet alleen zichtbaar hoeveel tijd is besteed, maar ook welke productievoortgang daarmee is gerealiseerd.

Scannen vraagt wel om een logische inrichting. Projecten en activiteiten moeten eenvoudig te vinden zijn en medewerkers moeten bij een wisseling snel de volgende activiteit kunnen registreren. Wanneer dit te veel handelingen vraagt, komt de betrouwbaarheid van de gegevens onder druk te staan.

De twee werkwijzen vergeleken

Scannen betekent niet automatisch dat een losse barcodescanner nodig is. Een medewerker kan een activiteit, eventueel in combinatie met een project, registreren met een barcode, maar ook via een app, tablet of rechtstreeks in Liemar. Het technische middel bepaalt dus niet de werkwijze.

Scannen en ingeven combineren

Niet iedere groep medewerkers hoeft op dezelfde manier te registreren. Een bedrijf kan aanwezigheid direct scannen, activiteiten in de productie bij iedere wisseling registreren en kantooruren achteraf laten ingeven.

Zo ontstaat actueel inzicht waar dat nodig is, zonder iedere medewerker dezelfde registratiewijze te geven. Ook kan een medewerker activiteiten scannen, terwijl een voorman of projectleider achteraf nog een correctie aanbrengt.

De gekozen werkwijze bepaalt niet waarvoor de informatie kan worden gebruikt. Aanwezigheid, projecturen en afwijkingen van het rooster houden ieder hun eigen betekenis. Wel bepaalt de manier van registreren hoe snel en op welk detailniveau die informatie beschikbaar komt.

Begin niet te gedetailleerd

Meer detail levert niet automatisch betere stuurinformatie op. Projecturen kunnen bijvoorbeeld worden vastgelegd op een processtap zoals Engineering of Productie. Als daar een duidelijke informatiebehoefte voor bestaat, kan verder worden onderscheiden naar activiteiten zoals rekenen en tekenen of zagen, samenstellen en lassen.

Het is meestal verstandig om te beginnen op het niveau waarop daadwerkelijk wordt gestuurd. Een eenvoudige structuur die consequent wordt gebruikt, levert meer op dan een gedetailleerde inrichting die medewerkers als belastend ervaren of in de praktijk omzeilen.

Eerst het doel, daarna de techniek

De keuze is niet simpelweg scannen of ingeven. De eerste vraag is welke informatie de organisatie nodig heeft. Moet de aanwezigheid actueel bekend zijn? Hoe vaak wisselen medewerkers tussen projecten? Op welk niveau worden urenbudgetten bewaakt? En wanneer moet een afwijking zichtbaar worden?

Op basis daarvan kan per groep medewerkers worden bepaald of uren ingeven, activiteiten scannen of een combinatie het beste past. Pas daarna volgt de technische keuze voor een scanner, app, tablet of registratie rechtstreeks in Liemar. Zo sluit tijdregistratie aan op de dagelijkse praktijk en ontstaat informatie die bruikbaar is voor projectbewaking, productie, planning en salarisverwerking.