Met de automatische, digitale factuurverwerking ‘Factuur2Liemar’ kun je gigantisch besparen op je facturatiekosten. Veel organisaties verwerken de facturen echter nog handmatig. Gemiddeld kost het niet-elektronisch verwerken van een inkoopfactuur een organisatie €35,-. Met de wettelijk verplichte NEN-EN 1090 CE norm in de bouw, die stelt dat alleen bouwproducten met een CE-markering gebruikt mogen worden, kunnen de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur zelfs oplopen tot €60,- á €65,-. Optimaliseer je dit proces? Dan is het mogelijk deze kosten te reduceren naar €2,50 per inkoopfactuur!

Verspilling van ruimte en papier
Een staalbouw- of metaalconstructiebedrijf heeft doorgaans te maken met veel inkomende facturen. Veel bedrijven slaan deze op in mappen en bewaren ze vervolgens zeker zeven jaar in gesloten kasten. Het verwerken van de facturen kost veel tijd en ook het opzoeken is ontzettend tijdrovend. Daar komt bij dat een factuur alleen kan worden opgezocht wanneer men op de locatie is waar de facturen zijn opgeslagen; normaliter op kantoor. Waarom veel staalbouwbedrijven het verwerken van facturen nog handmatig doen is ons een raadsel. Het verwerken van inkomende facturen is namelijk typisch zo’n proces dat eenvoudig te digitaliseren/automatiseren is. Hiermee bespaar je veel tijd, je kunt facturen gemakkelijker voor de dag halen en hierdoor bijvoorbeeld sneller reageren op vragen over inkoopfacturen.

50,5% minder late betalingen en 51% minder uitzonderingen
Ook Aberdeen Group bewijst dat automatische factuurverwerking veel voordelen oplevert. Zij onderzochten automatische factuurverwerking en hebben geconcludeerd dat het elektronisch verwerken van inkoopfacturen 50,5% minder late betalingen en 51% minder uitzonderingen oplevert. Hiermee worden de handlingkosten sterk gereduceerd. Kortom: met automatische factuurverwerking valt veel winst te behalen!

Papieren, digitale of elektronische factuur
Met Factuur2Liemar kunnen papieren, digitale en elektronische facturen eenvoudig worden verwerkt. Hieronder leggen wij u uit hoe deze processen in zijn werk gaan.

1: Papieren factuur
Papieren facturen ontvang je per post. Het inscannen van de binnenkomende papieren facturen is de eerste stap naar een snellere en efficiëntere factuurverwerking. Nadat je de factuur hebt gescand, wordt de automatische factuurherkenning toegepast waarbij de juiste gegevens automatisch worden afgelezen van de factuur. Denk aan de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum en de bedragen. Door deze gegevens van de factuur af te lezen, kan de factuur sneller verwerkt worden in de financiële administratie. Je hoeft deze dan immers niet meer handmatig in te voeren. Zelfs de journaalpost wordt alvast automatisch gemaakt!

2: Digitale factuur via e-mail (pdf)
Steeds meer leveranciers vragen hun klanten of zij de facturen digitaal per e-mail in pdf-formaat mogen aanleveren. Indien je als ontvanger de verwerking van inkoopfacturen nog niet geautomatiseerd hebt, zorgt dit voor extra werk en kosten; de digitale factuur moet alsnog geprint worden voor de handmatige verwerking in de organisatie. Met Factuur2Liemar kun je de pdf-facturen direct digitaal verwerken. De scan-handeling wordt hiermee overgeslagen, er kan direct begonnen worden met het herkennen van de factuur waarna hij de workflow ingaat. Ook zogenaamde XML-facturen (facturen die alleen als CSV-bestand beschikbaar zijn) kunnen in Facuur2Liemar direct verwerkt worden!

3: Elektronische factuur
De elektronische factuur komt over het algemeen per e-mail binnen. Op deze facturen hoeft meestal geen automatische factuurherkenning meer toegepast te worden voor het herkennen van de relevante gegevens van de factuur. De elektronische factuur kent met Factuur2Liemar nauwelijks nog administratieve handelingen en moet praktisch gezien alleen nog goedgekeurd worden binnen de organisatie. Met LiemarX verloopt dit proces snel en soepel.

De voordelen van Factuur2Liemar
We zetten alle voordelen van de automatische factuurverwerkingsmodule van Liemar nog eens voor je op een rijtje:

• Papieren stromen binnen de organisatie worden vervangen door digitale stromen.
• Digitaal ontvangen facturen hoeven niet geprint te worden.
• Automatische matching met een inkooporder leidt tot een snelle afhandeling van facturen.
• De aandacht kan gericht worden op ‘uitzonderingen’. Zo hoort het ook.
• De status van een factuur is direct inzichtelijk, ook als je thuis werkt.
• Vergelijk een oudere factuur van je leverancier met een nieuwe factuur.
• Mogelijkheid om via workflow inkoopfacturen rond te sturen in de organisatie waardoor ze goed- of afgekeurd kunnen worden.
• Mogelijkheid om naast de papieren facturen ook PDF- en XML-bestanden te verwerken.
• Het automatisch betaalbaar stellen van facturen.
• Het automatisch koppelen van onder andere certificaten en attesten aan pakbonnen, facturen en bestellingen, leveranciers en projecten.

Positieve reacties
Een aantal van ons klanten werkt met Factuur2Liemar. Zij zijn zeer over de module te spreken. Hieronder lees je enkele positieve reacties.

Mandy Brock van Brock Constructies uit Goirle:
“Ondanks het feit dat wij geen grote staalbouwer zijn, is de module van automatische factuurverwerking voor ons zeer waardevol. Het bespaart mij veel meer tijd dan dat ik in eerste instantie had gedacht. Vooral het digitaal factureren en de automatische boeking van een factuur gaat zo snel! Daarbij is het veel gemakkelijker dan facturen met de hand verwerken. Een inkoopfactuur terugzoeken? Geen centje pijn meer! De factuur is direct terug te vinden onder de leverancier, het project, de bestelling maar ook in de documentmodule zelf.”

Bennie Grootenhuis Controler bij Kampstaal uit Emmeloord:
“Automatische factuurverwerking stond al langer op mijn wensenlijst. De Factuur2Liemar module bracht wel een nieuwe workflow met zich mee waardoor wij onze werkwijze hebben moeten veranderen. Wij hebben onze procedures vooraf echter goed in kaart gebracht waardoor de implementatie vlekkeloos is verlopen. Ik ben er erg positief over, het werkt steeds beter en het feit dat je van die papierstroom af bent is gewoon erg fijn. Men kan nu zelf allerlei zaken opzoeken in LiemarERP. Wij worden op de administratie niet meer gestoord en er is veel minder geloop. Dit allemaal bij elkaar scheelt heel veel tijd hier!” 

Klaas Roos directeur bij Van den Brink Metaal in Harderwijk:
“We zijn nu enkele maanden operationeel met de automatische factuurverwerkingsmodule van Liemar. Ik ben normaal wat gereserveerd met nieuwe software, maar dit haalt weer een stuk kosten uit de keten. Toegegeven, het was wel heel erg wennen. Het proces was zo taai dat ik bijna ben afgehaakt. Dat kwam omdat de software natuurlijk nog niet optimaal op ons was afgestemd. Ik vind het erg bijzonder hoe Liemar in dit project met ons heeft samengewerkt om er een goed product van te maken. Zaken werden razendsnel opgepakt en aangepast.”