Al sinds 1972 staat N. Knoll B.V. bekend om vakwerk in staal, denk aan constructies, trappen en hekwerken. Het is een echt Westlands familiebedrijf, inmiddels in de tweede generatie. Het bedrijf werd opgericht door vader Nico, nu staat jongste zoon Barend aan het roer.

Met een team van acht mensen is de organisatie compact, maar krachtig. Twee collega’s op kantoor, de rest is actief in de werkplaats en montage. Allround vakmensen, die hun werk door en door kennen. Misschien nog wel belangrijker: mensen die blijven. Het kortste dienstverband telt zo’n 15 jaar, het langste 38. Nieuwe mensen vinden op hetzelfde niveau blijkt een pittige opgave. ‘We hebben alle goede mensen waarschijnlijk al’, zegt Barend.

Onverwachte wending

Barend stapte ooit in het familiebedrijf met het idee om rustig ingewerkt te worden en het stokje rond 2018 volledig over te nemen. Zijn vader zou het in de loop der jaren steeds rustiger aan gaan doen. Het liep helaas anders. ‘Mijn vader is in 2012 overleden. Toen moest alles in een rap tempo doorgezet worden met de toenmalige crisis nog duidelijk op de achtergrond. Dat was een harde dobber.’

‘Los van het persoonlijke verlies en de korte tijd die ik binnen het bedrijf had gehad, was er ook nog een economische crisis. Dat legt een flinke last op je schouders. We kregen te maken met een steile leercurve, ook door klanten die van de situatie gebruik probeerden te maken. Gelukkig bestond het merendeel uit trouwe klanten. Het was een bijzonder zware periode, maar ook dat is ons gelukt.’

Dat het lukte kwam niet alleen door de inzet van Barend en de trouwe klanten, maar vooral door een uiterst loyaal team. ‘Iedereen die er toen was, werkt hier nu nog. We hebben samen ontzettend veel meegemaakt. Ik heb geen personeel, ik heb familieleden met wie ik een familiebedrijf heb. Door dik en dun.’

Leren loslaten

De loyaliteit van het team werd vorig jaar opnieuw zichtbaar. ‘Ik ben er een poos uit geweest door een burn-out. In die periode heb ik onder andere het verlies van mijn vader alsnog moeten verwerken. En als ik kijk hoe iedereen hier zich heeft ingezet… In heel korte tijd heeft iedereen op eigen manier de touwtjes in handen genomen en het bedrijf draaiend gehouden. Voor mij zat daar nog een belangrijke les in: de grip op het bedrijf hoeft niet alleen bij mij te liggen. Mág niet alleen bij mij liggen.’

Het is natuurlijk niet vreemd om grip te willen hebben op je bedrijf. De vraag is alleen, hoe kom je tot die grip? ‘Lange tijd heb ik gedacht: als ik het zelf moet doen, dan komt het goed. Als een ander het doet, weet ik niet zeker of het goed komt. Met als gevolg dat je alle controle in handen houdt. Pas toen ik noodgedwongen het werk moest neerleggen, heb ik weer leren vertrouwen in mezelf en op de mensen om me heen. Dat is door het verleden met wantrouwen heel spannend, want je moet anderen vertrouwen met je bedrijf, maar het team heeft me duidelijk gemaakt dat ik los mocht laten. Dat geldt nu natuurlijk nog steeds.’

Digitaliseren met Liemar

Drie jaar geleden besloot Barend met Liemar te gaan werken. ‘Daar heb ik vooral Ron meteen bij betrokken. Hij zit op kantoor en is dus een belangrijke gebruiker van de software. Hij was vanaf het begin enthousiast en heeft, samen met Barry van Liemar, de regie gepakt.’

Het resultaat mag er zijn. ‘We gebruiken nu ongeveer 90% van het programma. We willen nog naar 100%, dat pakt Ron samen met Barry enorm goed op. Ik zorg ervoor dat ik er feeling mee houd, want ik vind het belangrijk dat ik weet hoe dingen werken. Maar de regie blijft bij Ron en Barry.’

‘Het programma draait zoals het moet draaien. Voor het grootste deel van het gebruik hebben we geen hulp (meer) nodig. Sommige dingen doe je maar een paar keer per jaar, te weinig om te onthouden hoe het moet. Maar dan pakt Ron het op met de mensen van Liemar. Dan is het zo geregeld.’

Start van de samenwerking

Hoe is Barend eigenlijk in contact gekomen met Liemar? ‘Nou, zo: proost! Jan van Hapert loopt al jaren af en toe het bedrijf binnen, altijd met een fles Liemar-bier onder de arm. Dat leidde wel tot gezellige gesprekjes, maar nog niet tot samenwerking.’ Een aantal jaar geleden nam Niels de honneurs waar voor Jan. ‘Hij kwam voor mij precies op het goede moment. Ik zei: vertel eens wat meer. Wat een bezoekje van vijf minuten had moeten zijn, werd een uitgebreid gesprek – met demo – van zo’n tweeënhalf uur.’

‘Juist toen wilden we digitaliseren en we zagen dat Liemar daarin duidelijk voorop loopt. We wilden één sluitend programma, dat kan praten met andere systemen die we in het bedrijf gebruiken. Al onze informatie staat nu op één plek; daar kunnen we echt alles terugvinden en overzien. We werken volledig digitaal en hebben onze processen daarop aangepast. Natte vingerwerk en koffiedik kijken komen niet meer voor. We wéten nu hoe onze projecten verlopen en kunnen sturen op het projectresultaat.’

‘Alles is ook gelijk duidelijk op het moment dat we met een project beginnen. Dat zorgt voor veel duidelijkheid. En na het project is alles controleerbaar. Klopten onze calculatie en offerte? Zit er meerwerk of minderwerk in? Vooral door het meer- en minderwerk duidelijk te maken, hebben we al veel vertrouwen van klanten gewonnen.’

Blijven verbeteren

Optimalisatie blijft een doorlopend proces. ‘Zoals gezegd werken we aan de laatste 10%. Dat gaat vooral om specialistische zaken waarbij we weten: de informatie is er, maar hoe krijg je die er op de juiste manier uit? Met een partij als Liemar is dat een interessante reis, omdat ze willen luisteren en het goede gesprek willen voeren. Dan kom je samen wel tot een sluitende oplossing, linksom of rechtsom.’

Investeren in de toekomst

Elke investering kost geld en tijd, dat is voor starten met het gebruik van Liemar niet anders. ‘Maar inmiddels durf ik wel te zeggen dat het ons een fte op de administratie scheelt.’ Ook voor het team betekent het gebruik van Liemar veel. ‘Iedereen hier kan gewoon lekker met z’n vak bezig zijn, in plaats van – dubbele – administratieve taken. We willen graag nieuwe collega’s aantrekken de komende jaren en ik denk dat ons niveau van automatisering en digitalisering ons een aantrekkelijke werkplek maken. Zéker als we komende tijd ook nog de nieuwe machines op ons wensenlijstje aankopen.’