Organisaties met meerdere bedrijven of administraties staan vaak voor dezelfde uitdaging: hoe richt je processen efficiënt in zonder het overzicht te verliezen? Binnen een ERP-omgeving worden hiervoor vaak de begrippen multi-company en intercompany gebruikt. Hoewel deze termen regelmatig door elkaar worden gehaald, is er wel degelijk een verschil. 

Multi-company: meerdere administraties binnen één omgeving

Multi-company maakt het mogelijk om meerdere administratieve entiteiten binnen één centrale ERP-omgeving te beheren. Ieder bedrijf beschikt over een eigen administratie, terwijl tegelijkertijd gebruik kan worden gemaakt van gedeelde stamgegevens en een gezamenlijke systeeminrichting.

Hierdoor ontstaat een centrale werkomgeving waarin administraties zelfstandig kunnen functioneren zonder dat voor iedere onderneming een aparte database of installatie nodig is.

Kenmerken van een multi-company inrichting zijn onder andere:

• Meerdere administraties binnen één ERP-omgeving.
• Mogelijkheid tot eigen nummerreeksen per company voor bijvoorbeeld projecten, offertes, facturen en leveringen.
• Gedeelde stamgegevens zoals debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen en btw-codes.
• Optioneel afwijkende documentlayouts en sjablonen per company.
• Gescheiden financiële verwerking en export richting de boekhouding.

Het belangrijkste voordeel van multi-company is dat organisaties administratieve scheiding behouden, terwijl beheer en onderhoud worden vereenvoudigd door te werken vanuit één centrale omgeving.

Intercompany: samenwerking tussen administraties

Intercompany-functionaliteit wordt relevant als bedrijven binnen dezelfde organisatie goederen, diensten of werkzaamheden aan elkaar leveren. In plaats van deze interne transacties handmatig te verwerken alsof het externe leveranciers of klanten betreft, kunnen processen automatisch worden gekoppeld. Hierdoor ontstaat een geïntegreerde samenwerking tussen administraties, waarbij informatie slechts één keer hoeft te worden vastgelegd.

Mogelijke functionaliteiten van intercompany zijn:

• Automatische verwerking van interne leveringen en diensten.
• Automatische aanmaak van gekoppelde orders of projecten.
• Doorbelasting van kosten tussen administraties.
• Inzicht in voortgang en activiteiten van interne leveranciers.
• Transparante project- en nacalculatie-informatie over administraties heen.

Door deze automatisering worden dubbele invoer, handmatige controles en foutgevoelige administratieve handelingen beperkt.

Wanneer is alleen multi-company voldoende?

Niet iedere organisatie met meerdere administraties heeft intercompany-functionaliteit nodig. Als de verschillende bedrijven volledig zelfstandig opereren en geen werkzaamheden of goederen aan elkaar leveren, is een multi-company inrichting vaak voldoende. De administraties blijven dan gescheiden, terwijl gebruik wordt gemaakt van de voordelen van één centrale omgeving.

Wanneer biedt intercompany meerwaarde?

Intercompany biedt meerwaarde zodra er sprake is van structurele samenwerking tussen bedrijven binnen dezelfde groep. Denk hierbij aan situaties waarin:

• bedrijven onderling producten leveren;
• afdelingen of bedrijven capaciteit aan elkaar beschikbaar stellen;
• interne productie of engineering wordt doorbelast;
• projectkosten over meerdere administraties verdeeld moeten worden.

In deze situaties zorgt intercompany voor een efficiëntere verwerking en beter inzicht in de werkelijke kosten en voortgang.

Sterke combinatie

Multi-company en intercompany zijn geen alternatieven voor elkaar, maar vullen elkaar aan. Multi-company vormt de organisatorische basis, terwijl intercompany de operationele samenwerking tussen bedrijven ondersteunt. Voor organisaties met meerdere ondernemingen biedt de combinatie van beide functionaliteiten een krachtig fundament voor schaalbare en geïntegreerde bedrijfsvoering.