Van administratieve verplichting naar bruikbare stuurinformatie: voorkom dat arbeidstijdregistratie, projecturen en loonuren drie afzonderlijke administraties worden.

Ben je een Belgische werkgever? Dan wordt de registratie van arbeidstijd vanaf 2027 naar verwachting verplicht voor jou. Waarschijnlijk hoef je niet helemaal opnieuw te beginnen, want de uren registreer je al voor projecten, productie, montage of loonverwerking.

Toch is daarmee niet automatisch alles geregeld. Want weten hoelang iemand heeft gewerkt, is iets anders dan weten waaraan die tijd is besteed. Als je beide registraties los van elkaar inricht, loop je het risico dat medewerkers straks dezelfde uren meerdere keren moeten invoeren én dat de uitkomsten vervolgens niet eens volledig overeenkomen.

Om je voor te bereiden op 2027 heb je dus geen nieuwe prikklok nodig. Wel is het belangrijk om te weten welke registratie binnen het bedrijf leidend moet zijn en welke processen vanuit die registratie gevoed moeten worden.

Wat verandert er vanaf 2027?

De Belgische regering werkt aan een algemene verplichting voor werkgevers om de arbeidstijd van medewerkers te registreren. Volgens de informatie die op dit moment beschikbaar is, moet die registratie objectief en betrouwbaar zijn en inzicht geven in de dagelijks en wekelijks gewerkte tijd.

Hoe werkgevers dat precies moeten organiseren, ligt nog niet definitief vast. De registratie hoeft volgens het huidige voorontwerp niet noodzakelijk elektronisch te gebeuren. Bij een vooraf bekend vast of variabel uurrooster kan het mogelijk ook volstaan om alleen de afwijkingen vast te leggen. Daarnaast worden uitzonderingen voorzien voor bepaalde groepen medewerkers.

De wetgeving is nog in ontwikkeling. Daardoor is het te vroeg om nu al te stellen dat één specifieke methode of software-inrichting in alle situaties aan de definitieve verplichting zal voldoen. Wel is duidelijk dat bedrijven die hun arbeidstijd nog niet structureel vastleggen, zich hierop moeten voorbereiden.

Voor staal- en metaalbouwbedrijven is daarbij een belangrijk onderscheid van belang: arbeidstijdregistratie en projecturenregistratie zijn nauw met elkaar verbonden, maar zijn niet hetzelfde.

Aanwezig zijn is niet hetzelfde als tijd besteden

Een arbeidstijdregistratie beantwoordt in de eerste plaats de vraag: hoeveel tijd heeft deze medewerker vandaag gewerkt? Voor de bedrijfsvoering zijn meestal andere vragen minstens zo belangrijk:

• Aan welk project is die tijd besteed?
• Ging het om engineering, werkvoorbereiding, productie of montage?
• Hoeveel tijd is besteed aan indirect werk, intern transport of onderhoud?
• Welke uren waren gepland en hoeveel uren zijn werkelijk verbruikt?
• Betreft het normale werktijd, overwerk, reistijd, ziekte of verlof?

Een medewerker kan bijvoorbeeld acht uur aanwezig zijn en die tijd verdelen over twee projecten, een interne bespreking en een storing aan een machine. Voor de registratie van de arbeidstijd blijft het totaal acht uur. Voor de projectbewaking, nacalculatie en capaciteitsplanning is de verdeling belangrijk.

Daar zit ook het risico. Als je voor de wettelijke registratie een afzonderlijk systeem inricht en projecturen ergens anders invoert, heb je twee administraties. Je medewerker klokt in en uit, vult daarnaast een urenbriefje in en registreert mogelijk op de werkplek ook nog de voortgang. Vervolgens moet iemand controleren waarom de totalen niet op elkaar aansluiten. Dat levert wel meer gegevens op, maar niet automatisch meer inzicht.

Begin met goede vragen

De naderende verplichting is een goed moment om eerst de bestaande werkwijze onder de loep te nemen. Niet alleen vanuit personeelsadministratie, maar samen met projectleiding, productie, montage en financiële administratie. Daarbij zijn onder andere de volgende vragen relevant:

• Welke medewerkers werken volgens een vast, variabel of glijdend uurrooster?
• Werken zij in de werkplaats, op kantoor, op montage of op wisselende locaties?
• Worden begin- en eindtijd vastgelegd, of alleen het aantal gewerkte uren?
• Hoe worden pauzes, reistijd, overuren en afwijkingen verwerkt?
• Moeten medewerkers hun uren ook naar project, fase of activiteit verdelen?
• Wie controleert en corrigeert de registratie?
• Welke informatie gaat naar de loonverwerking?
• Welke informatie is nodig voor planning, nacalculatie en onderhanden werk?

Als de samenhang duidelijk is, kun je bepalen welke registratievorm bij het bedrijf past. Niet iedere medewerker hoeft zijn uren op exact dezelfde manier vast te leggen. Wat in de werkplaats praktisch is, hoeft dat op kantoor of op montage niet te zijn. In de werkplaats kan starten en stoppen op een werkorder bijvoorbeeld logisch zijn, terwijl een monteur op locatie eerder mobiel registreert en een medewerker met een vast uurrooster mogelijk alleen afwijkingen hoeft vast te leggen.

Dat betekent niet dat er verschillende urenadministraties naast elkaar moeten ontstaan. De invoermethode kan per werksituatie verschillen, zolang overal dezelfde afspraken en definities gelden en de registraties uiteindelijk samenkomen in één betrouwbare urenadministratie.

Bruikbare stuurinformatie

De verplichte arbeidstijdregistratie kun je benaderen als een extra administratieve handeling. Maar uren zijn in een projectmatig productiebedrijf veel meer dan dat. Materiaalprijzen zijn vooraf meestal redelijk goed vast te stellen. Het aantal uren dat engineering, werkvoorbereiding, productie en montage werkelijk nodig hebben, is vaak veel minder voorspelbaar. Daar ontstaan verschillen tussen begroting en werkelijkheid. En wordt zichtbaar of een project nog op koers ligt.

Een goede urenregistratie helpt daarom niet alleen bij het vastleggen van arbeidstijd. Dezelfde informatie kan ook worden gebruikt om:

• de voortgang van projecten te volgen;
• begrote en bestede uren te vergelijken;
• de resterende capaciteit realistischer te plannen;
• afwijkingen eerder te herkennen;
• nacalculaties betrouwbaarder te maken;
• het onderhanden werk beter te onderbouwen;
• uren correct voor te bereiden voor de loonverwerking.

De meerwaarde ontstaat als medewerkers eenvoudig kunnen vastleggen wat nodig is en die informatie vervolgens op meerdere plaatsen bruikbaar wordt. Zonder dubbele invoer en zonder verschillende versies van dezelfde werkelijkheid.

Wat betekent dit voor Belgische Liemar-gebruikers?

Binnen Liemar kun je uren registreren op onder andere projecten, activiteiten en werkorders. Afhankelijk van de gekozen werkwijze kan dat via ureninvoer of door werkzaamheden te starten en te stoppen. Met Personeel Extra kun je onder meer uurroosters, overuren, vakantie en ziekte verwerken en uren voorbereiden voor verdere loonverwerking.

Dat betekent niet automatisch dat iedere bestaande inrichting zonder aanpassingen aansluit op de toekomstige Belgische wettelijke eisen. De definitieve regels en eventuele sectorspecifieke afspraken zijn daarvoor bepalend. Ook de huidige inrichting en de manier waarop medewerkers uren vastleggen, verschillen per bedrijf. Het is daarom verstandig om in 2026 niet alleen te vragen óf de arbeidstijd wordt geregistreerd, maar vooral hoe de verschillende registraties op elkaar aansluiten. Welke gegevens worden al vastgelegd? Welke ontbreken nog? En waar worden dezelfde uren nu mogelijk meerdere keren ingevoerd?

Wie dat tijdig in kaart brengt, voorkomt dat de verplichting van 2027 leidt tot een extra losstaand systeem. Dan wordt arbeidstijdregistratie geen nieuwe administratieve laag, maar een betrouwbare basis voor personeelsadministratie én projectsturing.

Meer weten?

De wetgeving rond de verplichte arbeidstijdregistratie is nog in ontwikkeling. Wij volgen de praktische gevolgen voor onze Belgische klanten. Wil je ondertussen beoordelen hoe de urenregistratie binnen je huidige Liemar-inrichting is opgezet en waar mogelijk dubbele registratie ontstaat? Neem dan contact met ons op. Samen brengen we eerst de bestaande werkwijze in kaart.

Dit artikel beschrijft de stand van zaken rondom arbeidstijdregistratie in september 2026 en is bedoeld als praktische toelichting. Het vormt geen juridisch advies. Raadpleeg voor de toepassing van de definitieve wetgeving binnen je eigen organisatie je sociaal secretariaat of juridisch adviseur.