In projectmatig werkende productiebedrijven bepaalt de inzet van medewerkers naast de personeelskosten, ook de beschikbare capaciteit, de voortgang van projecten en uiteindelijk het rendement. Human Resource Management is dan ook veel meer dan een HR-proces: het is een belangrijke bron van stuurinformatie voor de hele organisatie.

Personeelsinformatie is bedrijfsinformatie

Binnen Human Resource Management worden veel gegevens vastgelegd: contracten, opleidingen, certificeringen, ziekte, verlof, roosters en overuren. Vaak gebeurt dat vanuit een administratieve noodzaak, maar dezelfde informatie is ook essentieel voor planners, projectleiders en management.

Een medewerker met verlof is niet beschikbaar voor een project. Een verlopen certificaat kan betekenen dat bepaalde werkzaamheden niet mogen worden uitgevoerd. Een ziekmelding heeft direct invloed op de capaciteit van een afdeling. En opgebouwde overuren bepalen mede de toekomstige inzetbaarheid van medewerkers. Als deze informatie alleen binnen HR beschikbaar is, blijft waardevolle stuurinformatie onbenut.

Capaciteitsplanning begint niet bij projecten

Veel organisaties plannen op basis van de hoeveelheid werk die uitgevoerd moet worden. In werkelijkheid begint een betrouwbare planning een stap eerder: bij de vraag hoeveel capaciteit daadwerkelijk beschikbaar is. Dat is een groot verschil in de dagelijkse praktijk. Een planning die uitgaat van theoretisch beschikbare uren wijkt al snel af van de werkelijkheid wanneer ziekte, verlof of roosterwijzigingen niet worden meegenomen.

Door actuele personeelsinformatie rechtstreeks te koppelen aan de capaciteitsplanning ontstaat een realistischer beeld van de beschikbare capaciteit. Daardoor kunnen knelpunten eerder worden gesignaleerd en wordt de betrouwbaarheid van de planning aanzienlijk groter.

Uren registreren is iets anders dan uren verwerken

Vrijwel ieder systeem kan registreren hoeveel uur een medewerker aan een project heeft gewerkt. De echte meerwaarde ontstaat als die uren onderdeel worden van een geïntegreerd proces.

Door overuren, verlof, ziekte en roosterinformatie mee te nemen ontstaat niet alleen een complete urenregistratie, maar kunnen de geregistreerde uren ook automatisch worden verwerkt volgens de geldende cao. Vervolgens kunnen de gegevens rechtstreeks worden gebruikt voor de salarisadministratie. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat dezelfde informatie niet meerdere keren hoeft te worden ingevoerd of gecontroleerd.

Eén informatiebron voor meerdere processen

Binnen veel organisaties bevinden HR, planning, urenregistratie en salarisverwerking zich nog in afzonderlijke systemen. Daardoor ontstaat versnippering van informatie en wordt veel tijd besteed aan het overnemen, controleren en corrigeren van gegevens.

Door deze processen met elkaar te verbinden ontstaat één centrale informatiebron die meerdere bedrijfsprocessen ondersteunt. Dezelfde gegevens worden gebruikt voor personeelsbeheer, capaciteitsplanning, urenregistratie én salarisverwerking. Zo wordt de administratie efficiënter en de kwaliteit van de besluitvorming neemt toe.